E-Rechnung im Kleingartenverein: Was Vorstand und Kasse jetzt wissen müssen
Zwischen Pacht, Vereinsheim und Gemeinschaftseinkäufen landen viele unterschiedliche Belege bei dir. Hier erfährst du, welche E-Rechnungs-Fristen dein Kleingartenverein im Blick behalten sollte.
Das gilt für euch
- Ist der Verein unternehmerisch tätig, muss er seit 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können.
- E-Rechnungen müssen im digitalen Original unverändert aufbewahrt werden; ein Ausdruck allein reicht nicht.
- Rechnungen und Buchungsbelege sind grundsätzlich 8 Jahre ab Schluss des Kalenderjahres aufzubewahren.
- Für das Ausstellen gelten Übergangsfristen: grundsätzlich ab 2027 über 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle.
Beim Kleingartenverein treffen oft viele kleine Vorgänge zusammen: Pachtzahlungen, Reparaturen am Vereinsheim, Wasserabrechnungen oder gemeinsame Bestellungen für die Anlage. Kommt dabei eine XRechnung an, ist die XML-Datei das maßgebliche Original. Ein normales PDF ist dagegen keine E-Rechnung; ein ZUGFeRD-Dokument verbindet PDF und strukturierte Rechnungsdaten.
Für die Kasse hilft eine einfache Ablage-Regel: Digitale Originale nicht umbenennen, überschreiben oder nur ausdrucken, sondern unverändert und auffindbar ablegen. Rechnungen und Buchungsbelege bleiben grundsätzlich 8 Jahre erhalten, gerechnet ab dem Ende des jeweiligen Kalenderjahres.
Wenn der Verein selbst Rechnungen stellt, etwa im Zusammenhang mit dem Vereinsheim, sind die Übergangsfristen für das Ausstellen wichtig. Bei mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz beginnt die Pflicht grundsätzlich 2027, für alle ab 2028.
Stand: Juli 2026. Keine Rechts- oder Steuerberatung.
Häufige Fragen
Gilt die Empfangspflicht auch für einen kleinen Kleingartenverein?
Ja, wenn der Verein unternehmerisch tätig ist. Die Größe des Vereins ändert nichts an der Pflicht, E-Rechnungen empfangen und im Original aufbewahren zu können.
Dürfen wir eine XRechnung für den Kassenordner ausdrucken?
Ein Ausdruck kann bei der internen Arbeit helfen, ersetzt aber nicht die unveränderte XML-Originaldatei.
Wie lange bewahren wir Rechnungen für das Vereinsheim auf?
Rechnungen und Buchungsbelege sind grundsätzlich 8 Jahre aufzubewahren. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres.
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