E-Rechnung für Fotografen: Was Solo-Selbstständige jetzt vorbereiten sollten
Als selbstständiger Fotograf arbeitest du oft für Firmen, Agenturen und Veranstalter. Gerade B2B-Kunden werden strukturierte E-Rechnungen zunehmend fest in ihren Ablauf einplanen.
Das gilt für euch
- Als Unternehmer musst du seit 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können.
- XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen sind im empfangenen Original unverändert aufzubewahren.
- Rechnungen und Buchungsbelege werden grundsätzlich 8 Jahre ab Schluss des Kalenderjahres aufbewahrt.
- Beim Ausstellen greift die Pflicht grundsätzlich ab 2027 über 800.000 Euro Vorjahresumsatz, sonst ab 2028.
Zwischen Kameramiete, Studioausstattung, Reisekosten und Aufträgen für Unternehmen entsteht schnell ein verteilter Belegbestand. Seit 2025 solltest du E-Rechnungen nicht nur öffnen, sondern auch ihr digitales Original unverändert ablegen können.
Eine XRechnung kommt als XML-Datei und ist ohne passende Ansicht schwer lesbar. ZUGFeRD kombiniert eine sichtbare PDF-Rechnung mit strukturierten Daten. Ein gewöhnliches PDF enthält diese Struktur nicht und gilt deshalb nicht als E-Rechnung.
Für deine Ausgangsrechnungen an Firmen solltest du den Wechsel rechtzeitig vorbereiten: Die Ausstellungspflicht beginnt grundsätzlich 2027 bei mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz und 2028 für alle. Als Kleinunternehmer kannst du beim Ausstellen Erleichterungen nutzen; empfangene E-Rechnungen musst du trotzdem unverändert aufbewahren.
Stand: Juli 2026. Keine Rechts- oder Steuerberatung.
Häufige Fragen
Reicht eine PDF-Rechnung für meine Firmenkunden?
Ein normales PDF ist keine E-Rechnung. Die E-Rechnung enthält strukturierte Daten, etwa als XRechnung-XML oder in einem ZUGFeRD-Hybrid-PDF.
Was gilt für mich als Kleinunternehmer?
Für Kleinunternehmer gibt es Erleichterungen beim Ausstellen. Die Pflichten zum Empfang und zur unveränderten Aufbewahrung bleiben bestehen.
Wann darf ich eine Rechnung von 2026 löschen?
Bei einer Rechnung oder einem Buchungsbeleg läuft die grundsätzliche 8-Jahres-Frist ab Schluss des Jahres 2026. Daraus ergibt sich der 31. Dezember 2034.
Kostenlose Werkzeuge
XRechnung lesbar machen · E-Rechnung prüfen · Fristen-Rechner · Aufbewahrungsfrist berechnen
Weitere Zielgruppen: FoerdervereinGbrHandwerksbetriebKleingartenvereinKleinunternehmerMusikvereinPhysiotherapiePrivate VermieterSportverein
Stand: Juli 2026 · Keine Rechts- oder Steuerberatung.