E-Rechnung im Handwerksbetrieb: Material, Subunternehmer und Buchhaltung im Griff
Materiallieferanten, Subunternehmer und laufende Baustellen bringen täglich neue Rechnungen. Ein klarer Umgang mit E-Rechnungen erleichtert auch die Übergabe an deinen Steuerberater.
Das gilt für euch
- Der Betrieb muss E-Rechnungen seit 1. Januar 2025 empfangen und technisch verarbeiten können.
- Empfangene XML- und ZUGFeRD-Originale sind unverändert und auffindbar aufzubewahren.
- Rechnungen und Buchungsbelege unterliegen grundsätzlich einer Frist von 8 Jahren ab Ende des Kalenderjahres.
- Die Ausstellungspflicht gilt grundsätzlich ab 2027 bei mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz und ab 2028 für alle.
Auf einer Baustelle kommen Lieferscheine, Abschlagsrechnungen und Rechnungen von Subunternehmern aus vielen Richtungen zusammen. Für die E-Rechnung ist entscheidend, dass das strukturierte Original aus dem Postfach oder Kundenportal nicht im Papierordner verschwindet.
XRechnungen bestehen aus XML. ZUGFeRD-Dateien sehen wie PDFs aus, enthalten aber zusätzlich strukturierte Rechnungsdaten. Speichere die empfangene Datei unverändert und ordne sie so zu, dass Betrieb und Steuerberater den Vorgang später nachvollziehen können.
Für Rechnungen und Buchungsbelege gilt grundsätzlich die 8-jährige Aufbewahrungsfrist ab Kalenderjahresende. Auf der Ausgangsseite solltest du zugleich die Umstellung vorbereiten: ab 2027 bei mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab 2028 grundsätzlich für alle.
Stand: Juli 2026. Keine Rechts- oder Steuerberatung.
Häufige Fragen
Ist die PDF-Rechnung meines Materiallieferanten eine E-Rechnung?
Nur ein ZUGFeRD-Hybrid-PDF enthält strukturierte Rechnungsdaten. Ein gewöhnliches PDF ist keine E-Rechnung.
Muss der Steuerberater die Originaldatei bekommen?
Die empfangene E-Rechnung muss im digitalen Original unverändert aufbewahrt werden. Stimme den praktischen Übergabeweg mit deinem Steuerberater ab.
Ab wann muss mein Betrieb selbst E-Rechnungen ausstellen?
Bei mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz grundsätzlich ab 1. Januar 2027, ansonsten grundsätzlich ab 1. Januar 2028.
Kostenlose Werkzeuge
XRechnung lesbar machen · E-Rechnung prüfen · Fristen-Rechner · Aufbewahrungsfrist berechnen
Weitere Zielgruppen: FoerdervereinFotografenGbrKleingartenvereinKleinunternehmerMusikvereinPhysiotherapiePrivate VermieterSportverein
Stand: Juli 2026 · Keine Rechts- oder Steuerberatung.