E-Rechnung in der GbR: Pflichten für Gesellschaften bürgerlichen Rechts
Ob Zweier-Büro, Praxisgemeinschaft oder gemeinsames Mietobjekt: Die GbR ist unternehmerisch tätig – und damit voll im Anwendungsbereich der E-Rechnungs-Regeln.
Das gilt für euch
- Seit 1.1.2025: E-Rechnungen empfangen können – für jede unternehmerisch tätige GbR.
- Aufbewahrung: empfangene E-Rechnungen im Original, unverändert, 8 Jahre ab Jahresende.
- Ausstellen eigener E-Rechnungen: Pflicht ab 1.1.2028 (ab 1.1.2027 nur über 800.000 € Vorjahresumsatz).
- Mehrere Gesellschafter heißt: Es braucht EINE gemeinsame, verbindliche Belegablage – nicht drei private Postfächer.
Die GbR ist die einfachste Gesellschaftsform – aber genau diese Einfachheit wird beim Belegwesen zur Falle: Es gibt selten klare Zuständigkeiten, oft erledigt „gerade wer Zeit hat" die Ablage.
Mit der E-Rechnung verschärft sich das: Digitale Originale vertragen kein „liegt irgendwo bei Peter im Postfach". Kommt es zur Prüfung, zur Auseinandersetzung unter Gesellschaftern oder zum Ausscheiden eines Partners, zählt nur, was geordnet und unverändert vorliegt.
Unsere Empfehlung für jede GbR, unabhängig vom Werkzeug: eine gemeinsame Rechnungs-Adresse, klare Jahresordner, und ein Export, den jeder Gesellschafter jederzeit ziehen kann. Dann ist das Thema in einer Stunde organisiert – dauerhaft.
Häufige Fragen
Unsere GbR hat zwei Gesellschafter – bei wem müssen die Rechnungen liegen?
Rechtlich ist die GbR selbst aufbewahrungspflichtig, nicht ein einzelner Gesellschafter. Praktisch heißt das: eine gemeinsame Ablage, auf die beide zugreifen können – sonst wird jede Trennung, Krankheit oder Nachfolge zum Belegproblem.
Was passiert mit dem Archiv, wenn die GbR aufgelöst wird?
Die Aufbewahrungsfristen laufen weiter – auch nach der Auflösung müssen die Unterlagen verfügbar bleiben. Ein exportierbares digitales Archiv macht diesen Fall deutlich entspannter.
Wir nutzen ein gemeinsames E-Mail-Postfach – reicht das nicht?
Als Eingang ja, als Archiv nein: Verlangt sind geordnete, unveränderte, auffindbare Originale über 8 Jahre. Ein Postfach kann Ordnung nicht erzwingen – ein Archiv mit fester Struktur schon.
Kostenlose Werkzeuge
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Stand: Juli 2026 · Keine Rechts- oder Steuerberatung.